May 15, 2008

新入社員が知っておくべきパソコン文書作成のオキテ


新入社員が知っておくべきパソコン文書作成のオキテ

キーワード:
 山田祥平、パソコン、MS Office、文書作成、ルール
新入社員向けのWord、Excel、PowerPointの正しい使い方が示された本。以下のような目次になっている。
  1. 誰も教えてくれない仕事に通用する文書作成のオキテ
  2. あなたの生産性をアップさせるオキテ
  3. 上司や仲間に喜ばれる文書作成のオキテ
  4. ケアレスミスを少なくするためのオキテ
  5. 見栄えのする文書に仕上げるためのオキテ
  6. 何度でも使いまわせる文書作成のオキテ
  7. 評価されるビジネスマンになるためのオキテ
ビジネス文書を自己流で作成していては、チームで作成しなければならない成果物の更新や修正に影響を与えてしまうことがある。例えば、インデントをスペースで設定していたり、パワポでテキストボックスを多用していたり更新履歴がなかったり。そういう文書を他の人が修正した場合に、文書の見栄えが悪くなるどころか、修正時間の浪費になってしまうので、そうならないように正しいOfficeアプリケーションの使い方を新人のうちにマスターしましょうという内容。さすがに自分はもう新人ではないので、示されていることの8割がたは既知だった。内容を見ずに買ってみた本だけど、一応復習のために読んでみた。

一応参考になったものを示しておく。
  • 上付き文字
  • セルの配置
  • 変更履歴の記録/[変更履歴]ウィンドウ/コメントの挿入
  • ドキュメント内のすべてのコメントを削除
  • 集計
  • 連続データの作成
  • インデントマーカー/段落
それぞれの内容は詳しく説明しないので、気になったらググってみるとよいかも。一番へぇと思ったのが、Excelで連続データの増分を指定して作成できること。いや、以前にExcelの本を一冊読んで知っているはずだったんだけど、普段使わない機能なので忘れてしまっていたようだ。他にもWordの更新履歴の機能はほとんど使ったことがなかったので参考になった。普段はWord自体そんなに使用しないしなぁ。

文書のオキテが示されている部分があるので、その部分を抜粋。
 ビジネスの現場で活用される文書は、文学作品でもなければ、商業出版でもありません。毎日の作業による成果物として、長期にわたって、職場の内外で繰り返し参照され、再利用される文書を作れるようになること。それが、厳守すべき文書作成のオキテです。
(pp.19)
ということらしい。作業効率をアップするためにも、職場の文書ルールを守ることが重要らしい。

各Tipsに対して文章で説明があり、ダメな例、よい例が図で示されており、さらによい例にするにはアプリケーションの機能をどう使うかが図示されているので分かりやすいと思う。ファンキーなひげ社員のイラストもあるし。Word、Excel、PowerPointの本当によく使う機能のみを厳選して紹介しているのだと思われる。

この本は三菱商事のCIOオフィスが作成している社内研修資料が基になったらしい。ちなみに、三菱商事はどのパソコンも文書保存専用に同じ名前のフォルダが同じ位置に用意されていて、原則として必ずそこに文書を保存するようにしているらしい。へぇーと思った。自分の会社はそんなものはないなぁ。

分かりやすい内容で、本当に新入社員向けだと思われる。そのため、Word、Excel、PowerPointの各機能の網羅性はないので、細かい機能を知りたい場合は個別の書籍などでカバーする必要があると思う。特にExcelなんかは一度分厚い本を一通り読んでおいたほうがよいと思われる。

読むべき人:
  • 新入社員の人
  • 文書作成時の体裁を整えるのに時間がかかっている人
  • Wordのインデント設定にイライラしてしまう人
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