June 03, 2008

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術


最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術

キーワード:
 泉正人、仕組み、チェックリスト、ToDoリスト、ルーチン
仕事を楽にする『仕組み化』の方法が示されている本。以下のような目次となっている。
  1. STRUCTURE PART_1 「仕組み」があなたの仕事を変える
    1. STAGE__01なぜ「仕組み」が必要なのか
    2. STAGE__02「仕組み化」が必要な仕事と、そうでない仕事
    3. STAGE__03自分の仕事に「仕組み」をつくる
    4. STAGE__04「仕組み」でチームを動かす
    5. STAGE__05続ける「仕組み」をつくる
    6. STAGE__06「仕組み」仕事術・3つの黄金ルール
  2. STRUCTURE PART_2「作業系」の仕事を徹底的に効率化する
    1. STAGE__01チェックシートを徹底活用しよう
    2. STAGE__02仕事の内容と手順をチェックシート化する
  3. STRUCTURE PART_3 あらゆるタスクを一元管理する
    1. STAGE__01データ管理の基本をおさえよう
    2. STAGE__02 DOリストを使って、あらゆるタスクを一元管理
    3. STAGE__03一日かかっていた仕事が2時間で終わる!「考えない」仕事術
    4. STAGE__04メール処理に「仕組み」をつくる
    5. STAGE__05情報収集も「仕組み化」しよう
  4. STRUCTURE PART_4 「仕組み」で考える人はこうしている“7つの習慣”
  5. LAST STRUCTURE 「仕組み」仕事術が目指すもの
(目次から抜粋)
日々の仕事に追われていた著者は、仕組み化できることは徹底的に仕組み化し、効率よく楽に働けるようになったようだ。その具体的な仕組み化の方法が示されている。

まず、仕組み化とは何かというと、以下のように示されている。
「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のことである、と。
(pp.32)
そして、仕事には、考える系と作業系のものがあるので、作業系のものにこそ仕組み化を適用し、無駄な時間を削減し、最終的に考える系に多くの時間を費やして生産性を上げるのがこの仕組み化の目的ということになる。

以下、仕組み化のポイントや考え方を列挙する。
  • 成功体験やルーチンワークを仕組み化して共有する
  • 仕組み化をすれば、最初は面倒だが、後でかなり楽ができる
  • デキル人、仕事を効率よくしているビジネスマンは、自分の仕事を「仕組み化」している人なので、新人や若手はその「仕組み」を真似するとよい
  • 仕組み化の3つのポイントは、『1.才能に頼らない』、『2.意志の力に頼らない』、『3.記憶力に頼らない』ということ
  • 仕事の内容と手順のチェックシートを細かいレベルまで作る
  • 仕事を選択する判断基準は、「重要度」ではなく「処理時間」
仕組み化というのはとても重要だなと思った。特に、システム開発を行うときには、プログラムのコンパイル、実行、デバッグ、コンパイル、実行という流れがあるが、これを仕組み化していなかったことがあり、かなり無駄な時間がかかっていたなと思った。また、バッチのエラー確認などの定時作業も誰でもできるように手順書を作ったりして、仕組み化を作ったことがあったなと思った。それがあると、自分が突然いなくなっても他の人ができるという利点がある。もっと自分の仕事で仕組み化できるところは、徹底的に楽をするという意識でやっていこう。

『「仕組み」で考える人はこうしている“7つの習慣”』という章では、以下の7つが示されていた。
  1. 楽することにこだわる
  2. シンプルに考える
  3. 記憶せずに、記録する
  4. わからないことは聞く
  5. 自分の時間を、時給で判断する
  6. うまくいっている人の真似をする
  7. 自分を「型」にはめる
なるほどと思った。特に重要なのは、人の真似をして自分自身が楽をすることかなと思った。これが案外できていないのではないかと思う。

イラストや図などが多くあるので、わかりやすい内容となっている。チェックシートの作り方なども、会議の準備を具体例として示されている。また、あらゆるタスクをToDo管理している例が示されており、それは使えるなと思った。

仕組み化を作ろうと思うと、最初はうまく仕組みを作れないので、仕組み化をあきらめてしまうことが多いが、最終的に楽になるのは仕組み化をしたほうなので、今度からはなるべく仕組み化を実践していこうと思った。この本は、単純作業を何も考えずに時間をかけている人は絶対読むべきだと思う。

この記事作成時間は42分。もっと削れる。これこそ仕組み化を適用しなければ。

読むべき人:
  • 単純作業が好きな人
  • 仕事を効率よくこなしたい人
  • 仕事で自分のやり方にこだわっている人
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